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O setor de compras vive atualmente uma mudança que vários outros setores de uma empresa enfrentam: com a transformação digital, sair de um propósito meramente operacional e tornar-se estratégico para as organizações, tornando-se mais produtivo e agregando valor ao negócio. 

E o uso da tecnologia, com ferramentas, sistemas e plataformas que permitam essa mudança, é fundamental, já que o setor passa a tomar decisões com base em dados e não mais em achismos.

Neste artigo, você verá a importância da adoção do uso de tecnologias e da tomada de decisão com base em dados no setor de compras, com o objetivo de abandonar mentalidades e processos ultrapassados. Confira!

A importância da transformação digital no setor de compras

Uma pesquisa feita pela consultoria Hackett Group mostrou que quando o departamento de compras utiliza tecnologias 4.0, a empresa pode chegar a reduzir até 17% dos seus custos. Isso engloba tecnologias de automação, internet das coisas e computação em nuvem. 

Outro dado do mesmo levantamento mostra ainda que quando o setor vai para além da utilização da tecnologia e adota a transformação digital, desde o operacional até a mentalidade da equipe, essa redução de custos pode chegar a 45%.

São números que só reforçam a importância do setor de compras para as empresas. A área começa, mesmo que aos poucos, a deixar de executar apenas funções operacionais e repetitivas para uma atuação mais versátil, com domínio digital e habilidades de relacionamento, que ajudam a agregar valor e tornar o negócio mais competitivo. 

Se antes o setor de compras tradicional se limitava a levantar informações sobre as necessidades de aquisição de novos produtos pelo menor preço, a abordagem hoje precisa ser muito mais ampla e estratégica, com base em informações concretas.

A transformação digital é fundamental para garantir a produtividade em compras, com a automação dos processos e o uso de tecnologias exponenciais, como inteligência artificial e ciência de dados.

Dessa forma, a área alcança seu lugar estratégico, permitindo que o capital humano se concentre na tomada de decisão cada vez mais assertiva e que sustentam práticas de compras bem-sucedidas.

4 dicas para impulsionar a produtividade em compras

Não restam dúvidas de que um dos grandes benefícios das ferramentas de tecnologia é reduzir a perda de tempo das equipes com trabalhos operacionais, permitindo que as pessoas se concentrem em ideias, inovação e estratégias.

Na busca pela produtividade em compras, esse objetivo é ainda mais claro. Ao deixar de lado processos ultrapassados, como planilhas e controles manuais, algumas rotinas, mentalidades e processos podem ser implementados. 

Veja algumas dicas, tendo em mente que o uso da tecnologia é indispensável:

1. Possibilite a integração dos canais de solicitação

Integração e alinhamento são palavras-chaves para uma empresa que busca a produtividade em compras. Em uma área que atua com informações dos demais setores, além de diversos fornecedores, isso é fundamental.

Com a automação do processo de integração das informações, o fluxo torna-se mais ágil e menos burocrático. Além do acesso à informação estar disponível para que todos os envolvidos possam consultar aquilo que precisam, sem erros e falhas de comunicação.

2. Reduza o ciclo de compra

Reduzir o ciclo de compras é outra estratégia que pode ser feita com o uso da tecnologia, substituindo etapas manuais e operacionais que afetam o dinamismo em um contexto que demanda soluções rápidas e sem erros.

Isso porque processos de aquisição muito extensos e que se prolongam demais impactam a negociação com os fornecedores, o acesso a preços mais competitivos e acabam impactando na gestão de estoque.

3. Trabalhe com base em dados

Tomar decisões com base em dados é uma das grandes vantagens de contar com a tecnologia. Sem ela, muitos setores acabam se guiando por dados ultrapassados ou até mesmo incorretos, que afetam a produtividade em compras.

Hoje, existem diversas ferramentas, sistemas e soluções que realizam uma verdadeira investigação de toda a cadeia de suprimentos e disponibilizam relatórios com as melhores práticas e decisões, tudo isso com base em dados da própria empresa.

Possibilitando, inclusive, a previsão e antecipação de demandas.

4. Aumente a transparência dos processos 

Trabalhando com processos automatizados, por meio de uma solução digital, o setor de compras possibilita aos seus colaboradores acompanharem todo o fluxo, entendendo, por exemplo, em que etapa está e quem é responsável por aquela tarefa. 

Todo o processo de compra deixa de ser uma dúvida e se torna muito mais transparente para todos os níveis organizacionais, além de trazer um impacto positivo para a produtividade em compras.

Ganhe produtividade em compras automatizando os processos

O processo de compras é composto por várias etapas, cada uma com suas demandas e desafio específicos. Essas etapas podem ser otimizadas por meio de RPA, quando são repetitivas e permitem regras pré-definidas. Etapas cíclicas são automatizadas garantindo uma maior precisão, regularidade, confiabilidade e velocidade.

Já etapas mais estratégicas podem ser melhoradas através da inteligência artificial, que por meio de aprendizado encontra informações e insights em dados estruturados e não estruturados para melhorar os resultados e as tomadas de decisão.

Com a automação e inteligência artificial é possível aumentar de forma expressiva a produtividade da equipe. Em um dos nossos clientes esse aumento foi de 154%.

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