KPIs ou Key Performance Indicators é uma medida do desempenho de uma tarefa. Ele avalia se o aspecto é bem sucedido e em quanto. Para cada processo em um cenário empresarial é importante medir se o que está sendo feito é eficaz ou não. 

As operações de compras têm suas próprias necessidades e procedimentos. Portanto, é fundamental estabelecer KPIs adequados para fazer uma estratégia. Eles também são importantes para monitorar e compartilhar o progresso de uma maneira objetiva. 

Em primeiro lugar, você precisa entender o processo envolvido em compras e, depois disso, estabelecer aspectos definitivos que você precisa medir. Vejamos primeiro o processo. 

Tipos de KPIs para Compras 

Há três componentes principais em uma operação de aquisição: fornecedores, pessoal e organização. Cada um deles tem KPIs específicos que indicarão aspectos que estão concentrados nessa ação. 

O fornecedor precisará de KPIs que possam medir a quantidade disponível, o tempo que cada um leva para entregar, o quanto a empresa está gastos no fornecedor e o risco envolvido com eles. 

Por outro lado, o pessoal se concentra mais na equipe e nas atividades diárias. Por exemplo, os gastos com funcionários, os contratos, o treinamento de cada um e os custos envolvidos na segurança. 

Finalmente, a organização irá contemplar todo o processo e a empresa. Assim, ela se concentra nos gastos administrativos, na precisão do estoque e na relação entre gastos e vendas, na receita. 

Portanto, agora que estabelecemos as diferenças de cada parte do processo, devemos buscar KPIs mais específicos. 

KPIs importantes para Compras 

Agora que você dividiu suas operações você pode pensar em medidas que validarão as ações em cada uma delas. Vamos listar alguns dos KPIs mais utilizados em aquisições e explicar por que eles são importantes. 

ROI das Compras: 

Uma das mais importantes é a aquisição Retorno do Investimento (ROI). That is, how much is the reduction in costs from procurement department compared to the cost of the procurement operation. 

Preços de Desempenho Linear: 

Isto lhe dará a proporção de compras no departamento de compras e a porcentagem de fornecedores sob contrato, já que tratará do número de linhas de produtos faturados que estão fora do preço de referência. 

Tempo médio de entrega 

Saber quanto tempo seu pedido leva para chegar ao seu armazém é um fator chave porque você pode controlar seu estoque, gerenciar suas políticas de pedidos e até mesmo evitar perdas e estoques excessivos. 

Compras Fora de Contrato 

As compras fora do contrato são aquelas feitas não pelo pessoal de compras. É importante medir se outros departamentos estão seguindo os procedimentos de pedidos e a proporção de pedidos feitos fora dos contratos. 

Duração do processo de pedido 

O acompanhamento da duração de todo o processo indicará quais áreas precisam ser melhoradas e quais são eficientes. Então, será possível para a administração investir recursos nessas áreas. 

Relação de compra de emergência 

Este KPI medirá a proporção de compras que acontecem fora do pedido. Normalmente acontecem quando há escassez de produtos. Portanto, medir isto ajudará a definir uma melhor quantidade para os pedidos. 

Em suma 

O KPI é uma boa ferramenta para avaliar a eficiência e os riscos nas operações comerciais. Eles podem ajudar a acompanhar as tarefas repetitivas e gerar dados para otimizá-las. 

Além disso, eles ajudam a estabelecer um processo padronizado, evitando perdas e maximizando o desempenho durante toda a operação. Muitas vezes os KPI envolvem mais de uma equipe, portanto é um processo para que toda a empresa os integre no processo. 

Finalmente, eles são uma ótima solução para identificar áreas que poderiam melhorar e áreas que não estão tendo nenhum bom desempenho. Mais importante, você precisa definir seus KPIs de acordo com as necessidades de sua empresa ou então isso não refletirá metas alcançáveis. 

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