A análise de despesas é a técnica e o processo de obtenção e análise de dados das despesas de uma empresa com o objetivo de melhorar o desempenho monetário, gastando menos e alavancando pedidos otimizados.

Com uma análise de gastos os gerentes podem responder perguntas tais como: quais são minhas maiores despesas? Quais são os contratos que mais investimentos são necessários? O desempenho é adequado para as despesas?

Acima de tudo, a análise de gastos procura aumentar a rentabilidade. Isso pode ser conseguido reduzindo os prazos de entrega, otimizando os contratos, melhorando o sourcing estratégico e uma melhor gestão de fornecedores.

Como começar a analisar os gastos?

Primeiro, você precisa perceber o custo total de suas operações. Ter visibilidade do gasto é fundamental para fazer uma boa análise do gasto. Para isso, é importante estabelecer uma bons KPIs para medir o desempenho de seu negócio.

Então, com os dados coletados, é hora de analisar e encontrar padrões e categorias sobre as informações. Aqui é o momento de procurar preços competitivos, dados de fornecedores e informações para entender melhor o mercado e seu próprio processo.

Essa análise lhe dará resultados que podem permitir melhorar suas operações. Faça um roteiro de suas correções, seguindo as que são mais importantes ou mais baratas. Além disso, este roteiro fornecerá uma boa maneira de monitorar as mudanças.

Por que realizar uma análise de gastos?

Um ganho lateral da análise de gastos é a confiança nos dados que sua empresa obtém. Quando a empresa analisa suas próprias informações, todo o processo é melhorado e a rentabilidade aumenta.

Além disso, seu processo será mais confiável, pois se baseia em informações confiáveis extraídas de seus próprios dados históricos. Isso leva a uma tomada de decisão mais rápida e mais eficiência da equipe.

Finalmente, os dados fornecem bons insights sobre o que está por vir e novas possibilidades. Além de estabelecer novas maneiras de avaliar o desempenho. A análise de gastos dá boas orientações para o desenvolvimento de novas estratégias.

KPIs de Gastos

Um par de KPIs básicos podem dar uma orientação sobre como começar a medir sua operação de aquisição e suas despesas em operações, eles são:

  • Economia de Custos.
  • Gastos da gestão.
  • Performance de fornecedor.
  • KPIs de Operações.
  • Performance de funcionário.
  • Evitar custos.
  • Conformidade Contratual.
  • Delivery.
  • Tempo do ciclo.

A ideia é estabelecer uma rotina de avaliação desses KPIs e procurar maneiras de melhorá-los através da análise de dados. Um bom processo sempre olhará para as coisas que não estão funcionando para tentar consertá-las.

Fontes para dados de análise de despesas

Em operações que lidam com múltiplos cenários, é comum ter muitas informações em trânsito entre as equipes. Nesse contexto, nem sempre é fácil ter uma compreensão clara de para onde os dados estão vindo.

Portanto, as fontes que podem ser usadas para reunir dados para análise de gastos são várias. Mas podemos nos concentrar naquelas que são diretamente relacionadas à própria aquisição. Por exemplo, uma boa é a ordem de compra.

Outra possibilidade é olhar para os dados dos fornecedores. Como eles também coletaram dados do próprio mercado, eles podem fornecer informações valiosas sobre o processo e como melhorá-lo.

Uma fonte que não pode ser ignorada são os dados financeiros da própria organização, pois eles estabelecem o terreno sobre como as operações estão sendo feitas e quais são os maiores problemas da empresa.

Depois disso, você pode olhar as classificações de crédito e as revisões de risco como uma forma de determinar se houve alguma baixa durante o processo ou se tudo foi executado como suposto.

Em suma

A análise de gastos pode ajudar sua organização a realizar muitas coisas, entre elas encontrar melhores maneiras de administrar suas finanças, identificar novos fornecedores e oportunidades e tornar melhor seu processo na cadeia de suprimentos.

No final, é um fator-chave para tornar sua aquisição mais eficiente e lucrativa, pois melhora a tomada de decisões e assegura ações mais adequadas, mantendo o registro de dados que podem ser usados no futuro.

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