E-procurement is a process where companies order and buy supplies and services on the internet. Different from e-commerce, it uses a closed system, only accessible to registered customers and users. So, the major advantage of e-procurement is establishing a direct connection from buyers and suppliers, making it easier to interact and execute transactions such as bids, orders, and e-mails. 

História do E-procurement 

Firstly, the early stages of e-procurement were in the 1980’s, with the creation of the Eletronic Data Interchange (EDI). It provides a technical base for automating commercial transactions. That means that the EDI can envelop the whole interchange process, such as transmission, message flow, document format and software used, as It contains the same information passed trough paper.  

O EDI fornece uma alternativa de substituição de fluxos de informação que aconteceram no papel. Ele economiza dinheiro, pois pode reduzir os custos de classificação, distribuição, organização e busca de documentos em papel. 

Com a EDI, as empresas começaram a desenvolver um catálogo on-line para fornecedores e envolvendo fornecedores e clientes através de licitações, compras e pedidos. Agora, ele pode lidar desde a avaliação até a gestão de contratos. 

Como funciona? 

The main goal of e-procurement is to increase efficiency on acquiring products. To do that, companies need to establish connections with suppliers. E-procurement provides an easier environment for that. In other words, the process follows the connection of buyers and supplier’s trough a centralized online platform. So, on that platform, companies can: 

  • Avaliar os parceiros potenciais através da definição de requisitos. 
  • Solicitar informações de fornecedores, fazer propostas e cotações. 
  • Negociar o contrato e implementá-lo. 
  • Criar requisições, compras, pedidos e cronogramas de entrega. 
  • Analisar os gastos e buscar melhorias. 

Os benefícios do e-procurement 

Há muitos aspectos positivos no e-procurement. Por exemplo, ele ajuda a automatizar o processo e reduzir o trabalho manual dos profissionais, liberando tempo para se concentrar em funções estratégicas. 

In addition, as it centralizes transactions, making tracking and reporting easier while reducing rocurement cycles, as you can manage the whole operation in one place. So, automated systems optimize performance, help teams be less overhead and increase process efficiency and therefore, reduce costs. 

Finalmente, proporciona aos clientes uma maior seleção de possibilidades, desde fornecedores até itens e serviços, pois com uma gama mais ampla de fornecedores, é mais fácil atender às necessidades da empresa. 

E os desafios? 

O maior desafio de um sistema de e-procurement é a implementação. Mais importante, ele precisa ser integrado a toda a operação da empresa, mantendo contato com outros bancos de dados e sistemas back-end da empresa. 

Depois disso, é importante treinar os funcionários para usar o sistema, ao contrário, mesmo com um grande sistema, a eficiência e a rentabilidade diminuirão. Os funcionários devem entender como o sistema funciona e como lidar com ele para garantir sua funcionalidade. 

Finalmente, o sistema só funciona quando compradores e fornecedores podem trabalhar juntos para sustentar a transição para um novo sistema. Porque, sem a co-participação no processo, o sistema não será tão eficaz quanto poderia ser. 

Tipos de E-procurement 

Existem diferentes tipos de e-procurement, dependendo da especificidade do software utilizado. Eles podem ser divididos em três categorias principais: 

  1. Planejamento de Recursos Empresariais (ERP): responsável principalmente pelo planejamento de recursos e dados integrados. 
  1. E-sourcing: sistema on-line que pode identificar fornecedores potenciais e avaliá-los. Mais fornecedores estão conectados, permitindo aos compradores encontrar ofertas mais atraentes. 
  1. E-informing: troca de informações entre compradores e fornecedores. Em sua maioria, cria um banco de dados que pode ser consultado pela empresa. 

Em conclusão

E-procurement é um sistema e estratégia que busca integrar compradores e fornecedores em um ambiente on-line para otimizar as trocas e automatizar a área de compras, ou seja, leva a uma redução de custos, aumento da eficiência e, portanto, ao aumento dos lucros. 

Existem diferentes tipos de software que podem integrar o processo de e-procurement, cada um com suas próprias particularidades e designado a uma necessidade específica. No final, a maior vantagem do e-procurement é facilitar a busca de fornecedores e a conexão com eles. 

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